日本纸张纸浆商事株式会社RPA案例实操分享

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图文/马磊

日本纸张纸浆商事株式会社(日本紙パルプ商事株式会社)成立于1845年弘化2年),位于东京都中央区,拥有员工3692人,是一家历史悠久的从事纸制品生产销售等业务的大型上市企业。

 



RPA系统导入背景

与OVOL的其他部门相比,机能材料课的订单管理业务由于需要员工手动输入的项目很多,而且根据客户不同,所需要的订货单和发货单的文件模板也是五花八门,导致使用Excel的工作量很大,给现场的负责人带来很大的负担。

订单接受以后,由于种种原因交货时间和交货地点经常会发生变更,与之相关的订单文件也需要再次修改,对于现场的负责人来说,每个月需要管理80到100件的订单文件,并且不允许发生错误。为了减轻人员的工作负荷和确保订单文件的正确率,自2017年11月开始着手研讨RPA系统的导入。

 

业务分析以及RPA导入实施

为了防止内容遗漏和业务理解的偏差,在结合业务流程的基础上,将作业人员的作业实际流程录制了视频,以此作为参照制作RPA程序的业务Flow和执行脚本。

 

导入前流程:

step1:通过邮件接收客户订单文件

step2:Excel输入订单数据(手动作业)

step3:Excel制作客户商品联络书(手动作业)

step4:根据客户的不同采用不同的订单合同文件Excel模板,输入完成后PDF化(手动作业)

step5:将PDF订单文件邮件发送给客户

 

RPA导入后流程:

step1:通过邮件接收客户订单文件

step2:通过OCR文字识别技术读取订单文件信息(RPA自动化)

step3: 制作客户商品联络书(RPA自动化)

step4: 通过程序识别客户代码自动选取相对应的订单合同模板,将信息自动输入后PDF化(RPA自动化)

step5:将PDF订单文件邮件发送给客户

 

导入后效果:

减少了60%的作业时间,削减了作业成本。

实现了业务的标准化和自动化。

 

改善课题:

由于电脑的配置不同,RPA程序的执行时间会有差异,需要再次设定程序中的延迟等待时间。

图像识别的精度还需提高。

 

日本纸张纸浆商事的RPA活用

 

机能材料课RPA导入的成功使得业务效率得到提升,全公司各部门开始了RPA技术导入的研讨以及业务流程化标准化的准备工作。公司内部成立了RPA推进支援小组,将机能材料科课作为RPA导入成功的范例在集团内部推广,目前公司管理部已有30多个业务纳入了RPA导入计划中。

 

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