RPA智能时代的采购流程革新

 

采购,是企业正常运转所不可或缺的业务活动之一。其核心要义,则是将资源从资源市场的供应者手中转移到用户手中,这既是一个商流过程,也是一个物流过程。

 

一个企业的主要关注点之一,就是采购团队究竟将大部分时间花费在了哪些任务上。

 

通常采购流程会涉及信息收集,询价、比价、议价,评估,索样,决定,请购、订购,协调与沟通,催交,进货检收,整理付款等等一系列事项。每一环节,都需要耗费大量的时间与精力。如何在这些繁复的环节中实现效率的提升,将是每个企业、团队无法回避的核心议题。

 


  

直面采购痛点

企业实际的采购过程中,经常会遇到很多难题。

效率问题。采购流程繁琐、复杂,大型企业往往还要考虑分支机构的采购管理问题,对时间和人力的消耗都极为严重。

沟通问题。需求部门与采购部门如果不能充分沟通,容易造成库存堆积,占用大量流动资金和企业资源。

 

如今,随着信息技术的深入发展,很多企业选择应用ERP等管理系统,以方便采购、库存等流程的管理。ERP系统的强大,我们毋庸置疑。但有个问题,我们无法回避,即便这是个强大的系统,可仍然需要人工的逐一操作。也就是说,真正需要提速的环节,并没有实现自动化。

 


 

为采购找个好帮手

一些企业已经逐渐开始应用机器人流程自动化(RPA)技术来承担管理任务,以使采购部门能够专注于更需要人类做出决策的、高附加值活动。

作为一种软件机器人,RPA会根据已经提前编写好的脚本进行重复、机械式的运转,通过模拟人类的操作,自动化处理当前的人工任务。不仅提高了工作效率,一定程度上还避免了人工操作可能出现的错误。

RPA在采购流程中的优势

通过流程自动化,最大限度地减少人工干预

实现采购流程全生命周期管控,提高效率

外挂式部署,实现对企业现有系统最小化影响

需要人类做出决策的过程中提供帮助

有助于为未来制定强有力的审计跟踪(合规要求)

有助于打破企业各部门间的信息孤岛

有助于减少人力投入,使其能够专注于其他战略举措。


 

RPA在采购流程中的应用

采购申请到采购订单

早些时候,采购团队必须处理采购申请并手动创建采购订单,这通常会带来两个问题,延迟提出采购订单和出错率增加。

通过将RPA集成到采购流程中,团队可以在短时间内完成从提出采购申请到创建采购订单整个流程。一旦提出采购申请,RPA机器人将自动执行工作流,例如评估申请、寻求相关部门主管的批准以及处理提出采购订单的申请。

 

需求和供应规划

RPA能帮助组织对需求和供应计划进行端到端管理。它有效消除不同部门之间的信息孤岛,例如管理采购、运输、仓储和库存,并将这些环节作为一个集中的团队进行管理。

RPA在按工作级别划分的任务中特别有用。因此,当机器人检测到仓库中库存已满,它会自动通知采购部门。这有助于采购团队对相关情况进行评估。

 

库存管理

库存是每项业务的核心,它是个过程而非结果。组织必须定期监控库存状况,检查是否有足够的库存水平来满足客户的需求。

RPA可以帮助采购团队监控库存水平,通知库存水平何时变低,以便团队可以订购产品,并提供实时报告,帮助团队随时更新库存水平。这有助于他们评估当前的需求并预测未来的需求。

 


订单管理

业务订单软件会帮助采购团队跟踪客户的请求,但这通常涉及大量的手动数据录入工作。有时团队无法按时完成业务订单,则会导致收入损失。

为了克服此类损失,并更好地管理业务订单,一些公司已经在其业务订单管理流程中使用RPA。一旦创建和分配订单,RPA机器人就会自动通知采购团队,而团队的相关成员可以将其收集起来执行。一旦订单完成,RPA机器人将关闭业务订单并通知客户状态。

 

发票处理

发票处理涉及到发票的端到端管理——从收到发票到在财务系统中过账。手动发票处理在过账前至少涉及15个步骤,这往往会耗费掉采购团队的大量时间,并且极易受到人为错误的影响。

RPA可以有效节省时间并最大限度地减少错误。通过OCR(光学字符识别)技术,RPA机器人能帮助采购团队扫描发票以提取数据,同时根据采购订单自动匹配提取的数据。如果字段匹配,则发票将自动过帐到财务系统。将原来需要15个步骤才能完成的任务,精简到只需四个步骤即可完成。

 

RPA技术的出现将解决采购难题,真正实现企业采购“降本提效”的最终目标。