亟需RPA优化的十项人力资源任务

 

如今,越来越多的人力资源部门正在寻求新技术的帮助,以提高工作效率。与之相关的办公软件及平台的数量每年都在增长,每个工具都可以自行解决HR的特定需求并简化流程。当所有这些工具之间缺乏交互时,HR们则不得不花费大量时间,将数据从一个系统复制并粘贴到另一个系统当中。原本简化的流程变成了人资部门的负担。

 

机器人流程自动化RPA)正成为解决这些问题的绝佳方案。

RPA的真正价值在于,其可以将HR从以往大量、繁琐、重复的任务中释放出来,将时间和资源集中在高价值的、战略性任务上(积极招聘、支持转型、引入职业发展计划和寻找最新的培训材料)。从而使员工获得快速、便捷的服务,提高人资效率。

 

以下则是人资领域亟待RPA优化的十项任务。

 

1.简历筛选/候选人入围


筛选简历和在线申请表以确定合适的候选人,并生成一个邀请面试的候选人名单,这通常是一个非常耗时的过程。事实上,一名雇员平均需要招聘人员为其花费将近三个工作日的时间来处理相关事项。

现在,人资部门可以应用RPA来负责简历和在线申请表的收集和筛选,进行彻底的后台验证筛查,并将信息与所有相关的工作申请进行比较。RPA机器人可以帮助HR选择合适的候选人,并根据预定义的规则生成访谈、反馈或拒绝通知,这一切的实现都只需点击一下按键。

 

2.要约信函创建


创建、发送要约信函往往需要注意很多方面。因为要约信的内容不仅要向所需的最佳候选人表述清楚,还需要遵守当地和公司各方面的规定。手动检查针对不同数据库和法规的所有数据可能需要耗费相当长的时间,并且容易出现人为错误。

RPA可以方便制作准确的要约信。在创建要约信函的过程中,RPA能够轻松对存储在组织内外的不同系统和数据库中的各类相关规则进行交叉检查。

 

 

3.员工入职


一旦候选人接受了工作机会,人资部门将会为其申请新的用户帐户、电子邮件、应用程序访问权限等必要的安排。这一切都需根据该候选人的个人资料、偏好以及公司的规则来实现。通常,在此过程中涉及到的多方都需要和系统进行协调。

RPA机器人可以在创建用户帐户后自动触发预定义的入职工作流程,甚至可以向新员工发送预定义的入职文档。

 

4.入职培训


良好的入职培训有助于新员工清晰职业努力方向,树立积极职业态度,提升工作过程的执行力。特别是一些专业性、技术性较强的岗位,往往需要一套较为系统的培训流程。

RPA在学习和开发方面拥有广泛的应用,帮助HR进行课程管理,为新员工考核与建档,提高培训效率与质量。另外,RPA还可以根据新员工个人特点,定制学习和培训流程。

 

5.差旅费用管理


员工出差时,他们会向人力资源部门提交账单进行报销。差旅费用流程通常依靠手动操作,常常会遇到收据缺少、政策外支出、捕获信息有误、延迟报销等问题。

RPA可以将个人费用与组织内外不同系统的预定义规则和法规进行比较。通过使用OCR(光学字符识别)技术从纸张(发票)读取文本、图像并翻译成计算机可以理解的形式,自动进行验证与匹配。实现从标准费用的无人值守自动审批到有人值守或混合模式下的各种项目的引导检查。

 

6.每月工资单


大多数工资核算流程都是基于规则,涉及大量数据输入且本质上具有高度重复性,因此它们构成了经典的RPA案例。

RPA通过与ERP系统中的数据核对,来验证工资系统员工数据的一致性。薪资、福利管理、奖励和报销、福利发票核对都可以由机器人自动跟踪和生成,实现“薪酬自动化”,以提高准确性并缩短处理时间,尤其是当公司拥有大量员工时。

 

7.员工数据管理


想想人资专员需要管理的数据:现任员工、以前的员工、求职者、新员工的工资、福利、人事档案……即便是中小型组织,也很难跟踪这一数量级的人资数据,更不用说拥有多个办事处,涉及多种语言、地点的大型公司或集团。目前,企业人力资源解决方案可以帮助公司解决这些问题,但是有许多任务仍然需要人资专员跨多个不同的数据库管理系统进行手动输入,更新和维护。

RPA可以确保整个员工生命周期内,员工数据的准确性和完整性。从创建员工记录开始,通过与新员工交互,准确和完整地输入数据,通过数据清理活动,确保不同格式的多个系统之间保持一致。

 

8.公司评审报告


报告对于人资部门来说是一件非常耗时的事情,因为数据需要以正确的格式在正确的位置形成正确的指标,以便做出明智的决策。通常情况下,相关数据又往往分布在组织内外的不同系统中,为此需要HR花费数小时来定期手动制作和更新指示板。

RPA跨系统抓取相关数据,满足HR定期报告的要求,并还可以对公司内部、外部不同来源的审查和调查进行自动筛选。

 

9.工作时间和考勤管理


人力资源部门面临的主要挑战之一是通过大量数据验证员工的工作时间和出勤细节。如果在更大范围内,手动检查员工工时记录的准确性和完成度,同时符合公平劳动标准的变化以及每日加班规定,将会耗费更多的时间和人力。

RPA可以通过交叉检查数据(例如,根据公司网络中记录的时间进行缺勤报告)来验证记录,并在信息丢失、不一致或建议重新分配资源时发出警报,从而避免中断,有效管理员工。

 

10.离职管理


从人资管理角度来看,离职管理是企业对人才“选用育留”的最后一环,但也是最重要的一环。对于离职的员工,公司通常需要为其建立员工档案,同时还要进行分类管理、电子存档系统、保密管理等操作及与定期维护。

RPA可以整合所有离职人员的数据并反馈给下游系统,生成离职文档、撤销系统访问权限。还能帮助HR将员工档案信息录入到电子系统当中,分类管理并设定重要提醒,定期维护更新。