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RPA教育业场景丨美国某大型教育机构RPA案例

[RPA动态] 2020-09-09 来源:原创 作者:RPA机器人

又是一年开学季。随着数字时代的来临,RPA、人工智能、大数据等信息技术在教育行业应用的日益广泛,智慧校园、智慧教育也逐步兴盛起来。

目前,教育行业仍存在大量基于规则、重复且耗时的工作任务。每逢开学、期末时,教职员工需要进行工作交接,处理大量表单。这些任务往往要耗费大量人力与时间,有时甚至可能因缺少信息或填写错误而耽误进度。

如何提高教职人员的业务效率,将他们从枯燥耗时的工作中解放出来?

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如今,在教育行业中,RPA可广泛应用于学校的招生录取、学籍管理、出勤管理、教务排课、会议安排、成绩录入、档案整理等环节。

RPA的本质是一种软件机器人,通过直接部署在计算机上,模拟教职人员对计算机的操作,执行繁琐的后台任务(如建立档案、学籍管理、编排课表等),提高办公效率,节省处理时间,还可避免因人为失误造成的返工。


具体而言,RPA可为教育机构提供以下解决方案:


01  成绩录入

教师可使用RPA轻松搞定成绩录入,且不易出错,省下的时间可与学生进行更多互动,对学生进行更全面的考核评分,也能攒下更多精力不断进行知识充电。


02  课程注册

通过RPA自动化,检查学生的资格标准,验证相关信息,列出选课人名单。


03  出勤管理

RPA自动跟踪管理出勤学生出勤,向教师、家长发送异常出勤的通知和报告。


04  财务管理

RPA自动处理教育机构的财务发票和单据业务。

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美国某大型教育机构RPA案例分享


美国某大型教育机构在发票处理上遇到了难题。每个月,该机构都要为旗下10余所学校处理超过3,000张发票。这些发票涵盖了学校的日常支出,以及该机构全球社区投资计划的项目支持。

随着发票数量、种类的日益增多,处理起来也愈发复杂。为了提高发票处理效率,降低运营成本,该机构在应付账款流程中部署了RPA。

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应用业务

应付账款流程(AP)


实施RPA前

1.收到单批发送的发票时,人工要手动将大量发票数据输入到ERP系统,工作量巨大,耗时费力。

2.人工手动操作难以避免人为错误及合规风险,可能出现过账延迟。

3.原有的系统和解决方案不仅很难高效处理发票,还增加了IT部门运维的工作量,而部署新系统的成本太高。


实施RPA后

1.RPA机器人可代替人工自动将发票数据输入ERP系统,简化了操作流程,减轻了财务人员的工作量,每张发票可节省10分钟的处理时间。

2.RPA具有智能发票读取功能,可自动检测并标记疑似错误或欺诈的发票,提升准确率,最大限度地降低业务风险。

3.RPA扩展灵活且无侵入性,可无缝集成在原有系统上,实施快捷,部署成本较低。


实施效果

该机构通过部署RPA,将发票数据自动输入ERP系统,不但改进了后台操作,简化了流程,提升了业务效率,还有效避免了人为失误,降低了数据造假的风险。


RPA每年可为该机构自动处理近50,000张发票,节省工时超过6,000小时,相当于一年节省70,000多美元。


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