常见的财务流程包括员工费用报销、采购到付款、订单至收款、固定资产核算、存货到成本、总账到报表、资金结算等,其中很多子流程都符合RPA机器人的适用标准。这也是财务机器人大展拳脚的广阔空间,现阶段这些流程里RPA的应用实践包括以下12大环节。


财务领域必须应用RPA机器人的12大环节(上)


1、费用报销


费用报销流程是财务共享服务中心实施最为普遍的流程,也是RPA技术使用最广泛的流程。与之相关的子流程包括:

报销单据接收:支持多渠道采集票据信息,RPA机器人对各类票据和单据自动识别、分类汇总并分发传递,同时自动生成报销单并发起审批申请。

费用报销智能审核:设定费用报销审核规则,将其内嵌至报销系统,RPA机器人自动按照设定的逻辑执行审核操作,如校验票据真伪,检查票据是否重复报销、进行预算控制、进行报销标准审查等,并记录合规检查结果;对于有问题的申请,邮件通知申请人并记录财务检查结果。

自动付款:报销单通过审核后自动生成付款单;付款单进入待付款中心,RPA机器人依据付款计划执行付款操作。

财务处理及报告:付款单依据记账规则自动生成凭证,凭证自动提交、过账,并生成财务报告,财务报告和分析报表自动汇报至管理层。


2、采购到付款


实现从供应商管理、供应商对账,到票据处理及付款整个过程的无缝衔接是采购到付款流程的重点,RPA机器人可使采购到付款过程中重复率高、业务量的工作实现自动化。相关子流程包括:

请款单处理:通过OCR扫描请款单并识别相关信息,RPA机器人将请款单信息输入ERP系统,对订单信息、票据信息、入库单信息进行匹配校验。

采购付款:RPA机器人自动完成审核、数据输入和付款准备,提取付款申请系统的付款信息(付款账号、户名等),并提交网银等资金付款系统进行付款操作。

财务处理及报告:RPA机器人将应付模块的凭证信息导入总账记账,进行账务处理,如对应付和预付进行重分类等,并生成财务报告。

供应商对账:人工设置好对账触发时间,机器人登录财务模块,查询供应商信息并导出,自动向供应商发送邮件,完成对账提醒,并自动完成订单状态查询、发货状态查询。

供应商数据维护:RPA机器人将供应商提供的资料信息上传至系统中,比如获取营业执照影像并识别指定位置上的字段信息,填写信息到供应商主数据管理系统,并上传相关附件等。

供应商资质审核:RPA机器人自动、定期审核供应商资质信息并反馈结果信息。


3、订单到收款


订单到收款是企业和客户之间的财务关联,包括合同管理、票据开具、收入确认、收款对账等业务环节。订单到收款流程中规则明确、自动化程度较高。

销售订单输入和变更:RPA机器人对电子订单或数字化的纸质订单进行识别、输入,对有变更需求的订单进行变更。

票据开具:RPA机器人根据订单信息,抓取销售开票数据进行开票,票据开具后将开票信息传递至相关业务人员,通知其进行票据寄送。

返利管理:应收账款会计定期从客户管理团队获取申请Excel表格,扫描支持性文件至内部系统;RPA机器人搜索文件并登陆返利管理系统,将Excel中的返利申请输入系统并生成申请号码,RPA机器人根据返利订单发送相关信息至审批人邮箱进行审批。

客户对账:RPA机器人取得应收和实收数据,按照账号、打款备注等信息进行自动对账,向存在对账差异的客户发送对账提醒邮件。

收款核销:RPA机器人从银行获取数据,自动认领来款,并同步至账务系统进行收款核销。

客户信用审核:RPA机器人定期进行客户信用信息的查询,并将相关数据提供给授信模块,用于客户信用的评估和控制。

客户数据维护:RPA机器人自动更新主数据变更信息并发布变更通知。


4、存货到成本


存货到成本流程中,成本指标输入、成本费用分摊和账务处理报告等工作具备自动化条件,适用于RPA机器人。

成本统计指标输入:RPA机器人输入存货成本指标并出具统计分析表。

成本与费用分摊:期末RPA机器人按脚本分步或并行执行相关成本和费用的分摊循环。

财务处理及报告:RPA机器人自动记账,实现物料在不同的核算范围按不同的计价方法核算,支持不同物料维度的个别计价方法核算,并且支持存货成本按费用项目分项核算及成本结转;提供精确的成本分析数据,自动出具相关报告。


5、总账到报表


总账到报表流程中关账、标准记账分录处理、关联交易处理、对账、财务报表的出具等工作可借助RPA机器人完成。

关账:在期末,RPA机器人自动进行各项关账工作,如现金盘点、银行对账、销售输入确认、应收账款对账、关联方对账、应付款项对账、存货的确认和暂估等。如发现异常,发送预警报告,经由人工调查;对账无误,则自动进行账务处理。

标准记账分录处理:RPA机器人周期性对账务分录进行记录和结转。

关联交易处理:RPA机器人根据相关子公司的交易信息,实现自动关联交易处理。

对账:RPA机器人每日自动完成对账和调节表打印工作,全程过程无需人工干预。

出具单体报表:RPA机器自行完成数据汇总、合并抵消、邮件数据催收、系统数据导出及处理等工作,自动出具模板化的单体报表。

出具合并报表:RPA机器人从系统中导出并根据规则完成汇率数据和当月境内外合并数据的处理和计算,计算出期末余额对结果进行检查。之后RPA机器人实时监控收件箱,收集各子公司报送的月报文件并发出催收提醒,再对子公司报送数据进行汇总,并根据抵消规则生成合并抵消分录。最后,机器人根据生成的数据,形成当月合并报表。


6、管控与合规


财务主数据管理自动化和合规等工作有助于帮助管理者提高企业管控与合规水平。

出具管控合规报告:RPA机器人支持自动化的数据采集、整理和比较,以生成管控合规报告。

财务主数据管理:RPA机器人对财务主数据进行整合,自动进行数据的清洗和丰富,并且将主数据分发给企业范围内需要使用这些数据的操作性应用和分析型应用,对分发范围和权限做出严格控制。


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