又是一年教师节。不仅教师很辛苦,教务人员同样也很辛苦。他们每天都要处理大量重复且耗时的工作任务,费力又伤神。

如何提高教务人员的办公效率,将他们从枯燥耗时的工作中解放出来?某私立学校正在通过部署RPA,优化后台操作,以改善教务人员的劳动环境,降低劳动强度,提升他们的业务效率。


RPA如何让教职员工不再那么辛苦?某私立学校教育RPA应用实例


RPA应用业务:

财务前端系统注册业务


RPA项目背景:

为了集中管理财务部各部门的经费,该学校专门开发了一个财务前端系统。然而,在评估和验证前端系统的过程中,发现了以下问题:

1、输入操作本身需要耗费大量时间。

人工手动输入(包括确认),需要耗费10分钟左右才能完成一项注册操作。会计的日常业务繁多,在单项操作中耗费如此多时间,引发了员工的不满。

2、培训员工使用前端系统也要耗费时间。

执行输入操作的人员中,有许多是缺乏经验的临时员工(派遣人员)。学校要花费更多时间来培训他们。然而,在业务过程中花大量时间进行培训也不太现实。

3、需要在现场执行避免输入错误的操作。

凡是有人为干预的操作都可能会出错。在实际操作中,业务质量也会在部门之间发生变化。如果某个人离开,其他人无法执行输入操作,那么有些业务可能因无法交接而停滞不前。

此外,以上这些问题还会导致加班和劳动力成本的增加。仅是处理这些问题,就会大幅降低实际工作中的业务效率,从而给学校带来沉重的负担。


RPA解决方案:

为了提高财务前端系统注册业务的效率,该学校开始导入RPA技术,并对业务流程进行了验证:

1、员工在每个部门创建Excel文档,并将Excel文档放入指定文件夹中。

Excel文档采用统一格式,编入了能够对输入内容进行简易检查的程序。员工在Excel文档中输入必要信息,形成数据库管理的编号,将Excel文档放入各部门的指定文件夹中,即可完成工作。

2、 RPA机器人自动查找Excel文档读取并处理文档。

将机器人设定为BOR类型,在操作器上预先设定好启动时间。当机器人启动时,先到各部门文件夹中查看Excel文档是否存在,再进行读取、处理文档。若文件夹中没有Excel文档,则移动到下一个文件夹,直到检查完所有文件夹。

3、由RPA创建用于独占控制的文件。

如果多个机器人同时查看并处理同一文件夹,则会出现双重注册。在这种情况下,设置排他控制,以便其他机器人不会获取正在处理的文件夹。

4、RPA可在 SAP 中创建读取文档。

将获取的文件夹中的文件逐个处理,读取必要信息,并过账到 SAP 浏览器。过账完成后创建它,再转到下一个文件。


RPA如何让教职员工不再那么辛苦?某私立学校教育RPA应用实例


在业务流程中,配置多个进行同样动作的机器人,可在某个机器人出现故障时避免业务停滞。

此外,为防止机器人将错误信息输入前端系统,学校还采取了以下对策。

1、使用Excel内的功能,编入只能以规定格式输入指定项目的处理。一旦项目的背景和文字的颜色发生变化,员工很容易发现输入错误。

2、机器人与数据库相配合,检查确认处理状态,只处理符合要求的文档。

3、在 SAP 注册期间,服务器可以检查错误数据, 以确保输入的准确性。

4、始终配备一名操作管理人员,以便在发生错误时与员工保持联系。


RPA实施成果:

该私立学校的RPA项目,经过半年运营,处理业务量高达10万件,节省工时约20000小时,业务效率大幅提高。今后,学校还打算将RPA推广到其他业务流程中。


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