早稻田大学开创日本高校RPA应用先河

 

                                             

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学校法人早稻田大学(Waseda University)是日本首个正式使用RPA提高办公效率的高校。这所私立大学创立于1882年(明治15年),毕业生英才辈出,如今已成为日本乃至世界极负盛名的研究型综合大学。

2012年,早稻田大学为建校150周年制定了中长期计划“150周年愿景(Waseda Vision 150)”,引进了新的研究支援和财务系统。作为该计划中的一环,学校于2017年着手导入RPA,旨在实现业务流程的自动化和信息化。

项目背景:

早稻田大学由本科、研究生院、研究所等100多个部门组成。每个部门除预算管理外,还担负着研究资金的管理任务。

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研究资金大多是公共资金,既要严格监管,又要保证准确到位。加之,资金使用规则因课题而异。由于课题项目众多,研究资金申请业务量大,单据处理任务繁重。

为了自动化处理申请和单据业务,早稻田大学决定部署RPA。

应用流程:

1.制作每年高达数十万件的付款申请分录表。

2.检查分录表的格式,再登记到系统。

3.识别录入系统时错误的数据内容。

RPA实施前:

1.人工手动制作、印刷大量付款申请分录表,费时费力。

2.手动录入不仅效率低、负担重,还容易出错。

3.当录入系统的数据错误较多时,系统无法一次性识别所有错误。

RPA实施后:

1.防止人为手误,提高业务效率和质量。

2.RPA机器人会自动验证服务器上存储的Excel文档,发现问题则退回给相关负责人。

实施效果:

实施RPA,每份单据处理时间减少约30%,全校每年可节约工时近40000小时。按金额换算,每年可提高数千万日元的生产率。

 

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